ALGEMENE VOORWAARDEN VOLTYS B.V.

Inleiding

Deze algemene voorwaarden (hierna: “Voorwaarden”) worden gehanteerd door Voltys B.V. (hierna: “Voltys”) voor al haar diensten op het gebied van werving & selectie, detachering, interim-opdrachten en coaching. De Voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, offertes, opdrachten en overeenkomsten tussen Voltys en haar opdrachtgevers (hierna: “Opdrachtgever”), met uitsluiting van eventuele inkoop- of andere voorwaarden van de Opdrachtgever. Afwijkingen van deze Voorwaarden zijn alleen geldig indien zij uitdrukkelijk schriftelijk door Voltys zijn bevestigd.

Artikel 1 – Definities en Toepasselijkheid

1.1 In deze Voorwaarden wordt verstaan onder:

· Kandidaat: iedere natuurlijke persoon die door Voltys wordt geworven, geselecteerd of voorgesteld aan Opdrachtgever, hetzij voor indiensttreding bij Opdrachtgever (werving & selectie), hetzij voor tijdelijke tewerkstelling bij Opdrachtgever (detachering/interim), hetzij in het kader van coaching of andere diensten.

· Opdracht: de overeenkomst tussen Voltys en Opdrachtgever tot het leveren van diensten door Voltys, waaronder (maar niet beperkt tot) werving & selectie van personeel, detachering of interim-plaatsing van personeel, of het verzorgen van coaching trajecten.

1.2 Deze Voorwaarden zijn van toepassing op iedere Opdracht en alle daaruit voortvloeiende rechtsbetrekkingen tussen Voltys en Opdrachtgever. Indien Voltys verschillende soorten diensten aanbiedt (zoals in 1.1 genoemd), zijn de bepalingen van deze Voorwaarden van toepassing voor zover relevant voor de betreffende dienst. Specifieke afspraken over de dienstverlening, honorarium, looptijd en overige condities zullen worden vastgelegd in een schriftelijke opdrachtbevestiging of overeenkomst tussen Voltys en Opdrachtgever. Tenzij uitdrukkelijk anders vermeld, zijn alle bedragen en tarieven in deze voorwaarden exclusief btw.

1.3 Indien enige bepaling van deze Voorwaarden nietig of niet-afdwingbaar wordt verklaard, blijven de overige bepalingen onverminderd van kracht. Partijen treden alsdan in overleg om een vervangende bepaling overeen te komen die de strekking van de oorspronkelijke bepaling zoveel mogelijk benadert.

1.4 Voltys voert haar dienstverlening uit naar beste kunnen en in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving. Opdrachtgever en Voltys zullen bij de uitvoering van de Opdracht alle relevante wettelijke voorschriften en (privacy)regelgeving naleven, waaronder – maar niet beperkt tot – gelijkebehandelingswetgeving (discriminatieverbod) en de toepasselijke arbeids- en privacywetgeving.

Artikel 2 – Totstandkoming van de Opdracht

2.1 Offertes, aanbiedingen en tariefvoorstellen van Voltys zijn vrijblijvend, tenzij schriftelijk anders vermeld. Een Opdracht komt tot stand door schriftelijke aanvaarding door Opdrachtgever van de offerte of opdrachtbevestiging van Voltys, dan wel op het moment dat Voltys – op verzoek van Opdrachtgever – aanvang maakt met de uitvoering van de opdracht. Aanvaarding kan blijken uit ondertekening van de opdrachtbevestiging door Opdrachtgever of uit iedere andere schriftelijke bevestiging (waaronder mede begrepen e-mail) van de overeengekomen diensten en voorwaarden.

2.2 Tenzij anders schriftelijk overeengekomen, werkt Voltys voor werving & selectie opdrachten op basis van no cure, no pay. Dit houdt in dat Opdrachtgever enkel honorarium verschuldigd is aan Voltys indien sprake is van een succesvolle vervulling van de opdracht. Van een succesvolle vervulling is sprake zodra een door Voltys voorgedragen Kandidaat de door Opdrachtgever aangeboden arbeidsovereenkomst of opdracht schriftelijk heeft aanvaard dan wel daadwerkelijk bij Opdrachtgever in dienst treedt of op andere wijze voor Opdrachtgever werkzaamheden gaat verrichten.

2.3 Indien Voltys en Opdrachtgever uitdrukkelijk een exclusieve werving & selectie opdracht overeenkomen voor een bepaalde periode, zal deze exclusiviteit en de duur ervan in de opdrachtbevestiging worden vastgelegd. Gedurende de exclusiviteitsperiode zal Opdrachtgever voor de betreffende vacature geen andere bureaus of derden inschakelen en zelf geen werving verrichten (waaronder het plaatsen van vacatures of het benaderen van kandidaten). Eventuele reacties of sollicitaties die Opdrachtgever rechtstreeks ontvangt voor die functie gedurende de exclusiviteitsperiode zal Opdrachtgever onverwijld doorsturen naar Voltys.

2.4 Annulering of wijziging: Indien Opdrachtgever een verstrekte Opdracht tussentijds intrekt, opzegt of wezenlijke wijzigingen doorvoert, waardoor de zoektocht naar een geschikte Kandidaat wordt vertraagd, een andere richting op wordt gestuurd of feitelijk overbodig wordt gemaakt, is Opdrachtgever gehouden de door Voltys gemaakte kosten en bestede uren te vergoeden.

Bij een exclusieve werving & selectie Opdracht geldt bovendien dat Opdrachtgever aan Voltys een annuleringsvergoeding verschuldigd is van 50% van het overeengekomen honorarium, onverminderd het recht van Voltys op volledige vergoeding van de daadwerkelijk gemaakte kosten en inspanningen. Indien nog geen vast honorarium is overeengekomen, wordt deze vergoeding gebaseerd op een redelijke inschatting van het honorarium, uitgaande van het verwachte salarisniveau van de functie.

Deze annuleringsvergoeding is onmiddellijk opeisbaar bij beëindiging van de Opdracht en strekt mede ter compensatie van de door Voltys gereserveerde en ingezette capaciteit.

Functieprofielen en andere wezenlijke uitgangspunten van een exclusieve Opdracht kunnen niet eenzijdig worden gewijzigd nadat de opdracht is verstrekt; ingrijpende wijzigingen kunnen aanleiding geven tot het opnieuw in rekening brengen van een starterfee en vereisen een nieuwe schriftelijke opdrachtbevestiging.

Artikel 3 – Verplichtingen van Voltys en Opdrachtgever

3.1 Inspanningsverplichting Voltys: Voltys zal de Opdracht naar beste inzicht en vermogen uitvoeren. Voor werving & selectie en interim-opdrachten betekent dit dat Voltys zich inspant om geschikte Kandidaten te headhunten, actief te benaderen, werven, selecteren en aan Opdrachtgever voor te stellen. ”Voor coaching betekent dit dat Voltys zich inspant om de deelnemer(s) zo goed mogelijk te begeleiden. Tenzij schriftelijk anders overeengekomen, is er sprake van een inspanningsverplichting aan de zijde van Voltys en niet van een resultaatverplichting; Voltys kan niet garanderen dat de dienstverlening leidt tot het door Opdrachtgever beoogde resultaat (bijv. het invullen van een vacature of een bepaald effect van coaching).

3.2 Informatievoorziening: Opdrachtgever verstrekt tijdig alle informatie en ondersteuning die nodig is voor Voltys om de Opdracht uit te voeren, waaronder volledige en juiste informatie over de functie, de gewenste kwalificaties, arbeidsvoorwaarden en overige relevante omstandigheden binnen de organisatie. Opdrachtgever staat in voor de juistheid en volledigheid van de aan Voltys verstrekte informatie.

3.3 Non-discriminatie: Opdrachtgever zal in het kader van de Opdracht geen eisen of criteria stellen die in strijd zijn met wet- en regelgeving omtrent gelijke behandeling en discriminatie. Voltys mag weigeren een verzoek of opdracht uit te voeren indien dit naar haar oordeel zou leiden tot een verboden onderscheid (bijvoorbeeld op grond van ras, geslacht, leeftijd, et cetera) of anderszins onrechtmatig is.

3.4 Geheimhouding kandidaatgegevens: Zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Voltys is het Opdrachtgever niet toegestaan om gegevens van door Voltys voorgestelde Kandidaten aan derden door te geven of Kandidaten rechtstreeks of via derden benaderd of voorgesteld te krijgen buiten Voltys om. Alle door Voltys verstrekte kandidaatprofielen, CV’s en andere informatie zijn vertrouwelijk en uitsluitend bedoeld voor intern gebruik door Opdrachtgever ten behoeve van de betreffende vacature of opdracht. Indien geen overeenkomst tot stand komt tussen Opdrachtgever en de voorgestelde Kandidaat, zal Opdrachtgever op eerste verzoek van Voltys alle ontvangen gegevens betreffende de Kandidaat vernietigen of retourneren, met inachtneming van eventuele wettelijke bewaarplichten.

3.5 Bescherming persoonsgegevens: Zowel Voltys als Opdrachtgever zullen voldoen aan de verplichtingen uit de privacywetgeving (waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming, “AVG”). Persoonsgegevens van Kandidaten zullen door Opdrachtgever uitsluitend worden verwerkt voor het doel van de beoordeling van geschiktheid en het eventueel aangaan van een arbeids- of opdrachtovereenkomst. Opdrachtgever zal passende technische en organisatorische maatregelen nemen om deze persoonsgegevens te beschermen en zal deze niet langer bewaren dan noodzakelijk. Voltys verwijst voor verdere informatie over de verwerking van persoonsgegevens naar haar Privacyverklaring op de website. Opdrachtgever vrijwaart Voltys voor aanspraken van Kandidaten of andere betrokkenen jegens Voltys als gevolg van onrechtmatige verwerking van persoonsgegevens door Opdrachtgever.

3.6 Samenwerking met derden: Indien voor de uitvoering van de Opdracht door Voltys derden worden ingeschakeld (bijvoorbeeld freelance recruiters, trainers of coaches), zal Voltys erop toezien dat deze derden zich houden aan dezelfde verplichtingen en kwaliteitsnormen als opgenomen in deze Voorwaarden. Voltys blijft tegenover Opdrachtgever verantwoordelijk voor de uitvoering van de Opdracht door ingeschakelde derden, behoudens voor zover in de opdrachtbevestiging anders is overeengekomen.

Artikel 4 – Werving & Selectie (Permanent Placement)

4.1 Omschrijving dienst: Werving & selectie houdt in dat Voltys, in opdracht van Opdrachtgever, op zoek gaat naar geschikte Kandidaten voor een door Opdrachtgever gevraagde functie, met als doel dat zo’n Kandidaat rechtstreeks in dienst treedt bij Opdrachtgever (of een daaraan gelieerde entiteit) of op een vergelijkbare wijze werkzaamheden voor Opdrachtgever gaat verrichten. Een werving & selectie Opdracht eindigt succesvol wanneer een door Voltys voorgedragen Kandidaat het aanbod van Opdrachtgever aanvaardt en aldus een arbeidsovereenkomst of samenwerking met Opdrachtgever aangaat.

4.2 Honorarium en tarief: Bij succesvolle vervulling van een werving & selectie Opdracht is Opdrachtgever aan Voltys een honorarium verschuldigd. Tenzij anders overeengekomen bedraagt dit honorarium een overeengekomen percentage van het bruto jaarsalaris van de geplaatste Kandidaat. Onder bruto jaarsalaris wordt verstaan: het tussen Opdrachtgever en Kandidaat overeengekomen bruto basissalaris op fulltime jaarbasis, te vermeerderen met 100% van eventueel overeengekomen variabele jaarlijkse vergoedingen (zoals bonus of provisie bij volledige doelrealisatie), vakantiegeld (8% indien van toepassing), een eventuele 13e maand en eventuele eenmalige vergoedingen bij indiensttreding (zoals een tekenbonus of instapvergoeding). Voor commerciële functies kan Voltys standaard een aanvullende bemiddelingsfee van twee bruto maandsalarissen bovenop de reguliere berekeningsmethode hanteren. Indien Opdrachtgever met de Kandidaat een dienstverband voor minder dan een jaar of minder dan fulltime aangaat, wordt het honorarium berekend over het bruto salaris herleid naar een fulltime jaarbasis

4.3 Facturatie en betaling: Tenzij schriftelijk anders is afgesproken, zal Voltys het honorarium voor werving & selectie in rekening brengen op het moment dat de arbeidsovereenkomst tussen Opdrachtgever en de Kandidaat is getekend óf (indien de ondertekening door partijen wordt verzuimd of uitgesteld) op de eerste dag van indiensttreding van de Kandidaat. Opdrachtgever kan de betaling van de fee niet opschorten door de indiensttreding uit te stellen. Eventuele overeengekomen bijkomende kosten (bijvoorbeeld voor assessments, advertentiekosten of reis- en verblijfskosten voor Kandidaten) zullen afzonderlijk, na overleg en akkoord van Opdrachtgever, in rekening worden gebracht indien deze kosten schriftelijk tussen partijen zijn overeengekomen.

4.4 Geen indiensttredingsgarantie: Voltys voert de werving & selectie zorgvuldig uit, maar de beslissing om een Kandidaat aan te nemen ligt volledig bij Opdrachtgever.

Voltys biedt geen garantie na indiensttreding van de Kandidaat. Dit betekent dat, indien de arbeidsovereenkomst tussen Opdrachtgever en de geplaatste Kandidaat om welke reden dan ook eindigt na indiensttreding, Voltys niet verplicht is tot kosteloze herplaatsing, restitutie van (een deel van) het honorarium of enige andere compensatie, tenzij uitdrukkelijk anders is overeengekomen in een garantieclausule. Desgewenst kan in de overeenkomst een specifieke garantieregeling worden opgenomen, maar bij gebreke daarvan aanvaardt Opdrachtgever het risico van het al dan niet voortduren van de arbeidsovereenkomst met de Kandidaat. Indien een garantieregeling is overeengekomen, dient Opdrachtgever Voltys binnen 1 week na beëindiging van het dienstverband (bijvoorbeeld bij niet-verlenging, beëindiging tijdens proeftijd of ontslag) schriftelijk te informeren. Reorganisatie en/of faillissement en/of nalatigheid van Opdrachtgever zijn in dat geval uitdrukkelijk uitgesloten van het toepassingsbereik van de garantieregeling.

4.5 Informatieplicht bij bekende Kandidaten: Opdrachtgever dient vóór of uiterlijk bij de introductie van een Kandidaat door Voltys te melden of de desbetreffende Kandidaat reeds bij Opdrachtgever bekend is of via een andere bron is voorgesteld. Bij gebreke van een dergelijke melding mag Voltys erop vertrouwen dat de Kandidaat nog niet bij Opdrachtgever bekend was. Indien Opdrachtgever nalaat dit te melden en de Kandidaat binnen 24 maanden na de introductie door Voltys bij Opdrachtgever (of een aan Opdrachtgever gelieerde onderneming) in dienst treedt of op andere wijze voor Opdrachtgever gaat werken, wordt dit aangemerkt als een succesvolle vervulling door Voltys en is Opdrachtgever het volledige honorarium verschuldigd alsof de werving & selectie via Voltys heeft plaatsgevonden.

4.6 Verbod op indienstneming buiten Voltys om: Het is Opdrachtgever niet toegestaan een door Voltys voorgestelde Kandidaat buiten Voltys om, direct of indirect, in dienst te nemen of anderszins werkzaamheden voor zich te laten verrichten, zonder schriftelijke toestemming van Voltys. Hieronder valt tevens het geval dat Opdrachtgever de Kandidaat eerst afwijst of geen overeenkomst sluit via Voltys, maar hem/haar alsnog via een andere weg in dienst neemt (bijv. via een dochtermaatschappij of partnerbedrijf, of door een andere contract vorm zoals uitzenden, zzp en andere denkbare contractvoorwaarden). Bij overtreding van deze bepaling is Opdrachtgever, naast het alsnog verschuldigde honorarium, een direct opeisbare boete verschuldigd van 6 bruto maandsalarissen van de betreffende Kandidaat (zoals door Opdrachtgever en Kandidaat overeengekomen of – bij gebreke van een bekende salarissom – geschat door Voltys), inclusief 8% vakantiegeld. Deze boete komt toe aan Voltys onverminderd het recht van Voltys om aanvullende schadevergoeding te vorderen indien de daadwerkelijke schade hoger is. Indien de boete is voldaan laat dit de verplichting tot betaling van het reguliere honorarium onverlet; de boete strekt in dat geval met name tot dekking van bijkomende kosten en gederfde inkomsten van Voltys door de misgelopen reguliere Opdracht.

4.7 Indiensttreding na introductie: Indien een door Voltys voorgestelde Kandidaat op enig moment na de introductie alsnog in dienst treedt bij Opdrachtgever, wordt dit beschouwd als een succesvolle vervulling van de Opdracht door Voltys. Opdrachtgever is in dat geval het honorarium verschuldigd conform de op dat moment geldende overeenkomst, ongeacht de tijd die is verstreken tussen de introductie en het tot stand komen van de arbeidsovereenkomst.

Artikel 5 – Detachering en Interim-dienstverlening

5.1 Omschrijving dienst: Detachering en interim-dienstverlening houdt in dat een Kandidaat (bij detachering doorgaans een werknemer van Voltys of een aan Voltys gelieerde onderneming, en bij interim bijvoorbeeld een ZZP’er of freelancer) voor een bepaalde duur ter beschikking wordt gesteld aan Opdrachtgever om onder leiding en toezicht van Opdrachtgever werkzaamheden te verrichten. De Kandidaat treedt in dit geval niet in dienst van Opdrachtgever, maar werkt tijdelijk bij/voor Opdrachtgever op basis van een overeenkomst tussen Voltys en Opdrachtgever.

5.2 Verantwoordelijkheid en leiding: Tijdens de duur van de detachering of interim-opdracht werkt de Kandidaat onder feitelijke leiding, toezicht en instructies van Opdrachtgever. Opdrachtgever zal de gedetacheerde of ingezette Kandidaat behandelen met dezelfde zorg en overeenkomstige arbeidsomstandigheden als ware het eigen personeel. Opdrachtgever is verantwoordelijk voor de naleving van alle wettelijke verplichtingen ten aanzien van de werkplek en arbeidsomstandigheden. Opdrachtgever dient te zorgen voor een veilige en gezonde werkomgeving en dient de Kandidaat te voorzien van alle noodzakelijke instructies, persoonlijke beschermingsmiddelen, en inwerkprocedure zoals vereist. Eventuele bedrijfsspecifieke voorschriften of maatregelen (bijvoorbeeld op het gebied van veiligheid, huisregels, compliance-regels e.d.) zullen aan de Kandidaat tijdig worden medegedeeld.

5.3 Arbeidsvoorwaarden en werktijden: Opdrachtgever staat er voor in dat de beloning en arbeidsduur van de gedetacheerde of interim-Kandidaat conform de wet- en regelgeving en gebruikelijke normen in de branche van Opdrachtgever zijn. Indien een CAO of inlenersbeloning van toepassing is, zal Opdrachtgever Voltys tijdig informeren over de toepasbare arbeidsvoorwaarden, zodat Voltys deze correct kan hanteren richting de Kandidaat (voor zover de Kandidaat bij Voltys in dienst is). Opdrachtgever draagt er zorg voor dat de Kandidaat de voor de functie geldende werktijden, pauzes en rusttijden in acht kan nemen overeenkomstig de Arbeidstijdenwet en eventuele bedrijfsreglementen.

5.4 Uitoefening van toezicht: Opdrachtgever mag geen Kandidaat, die via Voltys ter beschikking is gesteld, doorlenen of doorplaatsen naar een derde zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Voltys. De werkzaamheden zullen uitsluitend plaatsvinden binnen de organisatie van Opdrachtgever en de locatie(s) zoals overeengekomen. Verplaatsing naar of inzet bij derden is niet toegestaan, op straffe van een boete zoals bepaald in 4.6 (indien van toepassing) of ontbinding van de detacheringsovereenkomst.

5.5 Tarieven en kosten: Voor detachering en interim-diensten hanteert Voltys een uurtarief, dagtarief of maandtarief, zoals vastgelegd in de opdrachtbevestiging. Reis- en evt. verblijfkosten en andere onkosten. Voltys zal wekelijks of maandelijks (zoals overeengekomen) aan Opdrachtgever factureren op basis van de door de Kandidaat gewerkte uren, zoals blijkt uit door Opdrachtgever geaccordeerde tijdsregistraties (urenstaten) of uit elektronische urenregistratie. Bij verschil tussen de door de Kandidaat geregistreerde uren en de opgave van Opdrachtgever, geldt de door de

Kandidaat (en Voltys) bijgehouden urenstaat als uitgangspunt, tenzij Opdrachtgever tijdig (uiterlijk binnen 5 werkdagen) schriftelijk bezwaar maakt tegen de gedeclareerde uren. Indien de Kandidaat minder uren heeft kunnen werken door toedoen van Opdrachtgever (bijvoorbeeld door onvoldoende werk of annulering van geplande uren), heeft Voltys het recht om toch de overeengekomen minimumuren of -dagen in rekening te brengen zoals vastgelegd in de opdracht. Overuren, werk op weekenden of feestdagen en andere toeslaguren zullen conform de in de opdracht afgesproken voorwaarden en tarieven worden doorbelast.

5.6 Duur en einde detachering: Een detachering-/interim-opdracht wordt aangegaan voor de in de opdrachtbevestiging genoemde bepaalde of onbepaalde duur. Tussentijdse beëindiging van een opdracht voor bepaalde tijd door Opdrachtgever is slechts mogelijk indien dit schriftelijk is overeengekomen en met inachtneming van de overeengekomen (opzeg)termijn. Bij een overeenkomst voor onbepaalde tijd kan Opdrachtgever de opdracht beëindigen met inachtneming van een opzegtermijn van 4 weken, tenzij een andere termijn is afgesproken, en bij voorkeur tegen het einde van een kalendermaand. Opzegging dient schriftelijk te geschieden. In geval van voortijdige beëindiging zonder geldige reden of zonder inachtneming van de contractuele opzegtermijn, heeft Voltys het recht de gederfde omzet over de opzegtermijn bij Opdrachtgever in rekening te brengen.

5.7 Overname van gedetacheerden/Kandidaten: Indien Opdrachtgever gedurende de looptijd van de detachering of interim-opdracht, dan wel binnen 12 maanden na het einde daarvan, de betreffende Kandidaat rechtstreeks in dienst neemt of anderszins (buiten Voltys om) aan zich bindt voor het verrichten van werkzaamheden, dan geldt dit als overname van de Kandidaat. Opdrachtgever zal Voltys hiervan onverwijld op de hoogte stellen. Partijen zullen overleg voeren over de condities waaronder deze overname plaatsvindt. Tenzij anders schriftelijk overeengekomen, is Opdrachtgever in zo’n geval aan Voltys een vergoeding verschuldigd. Deze vergoeding beoogt de investering van Voltys in werving en opleiding te compenseren en bedraagt – behoudens andersluidende afspraak – 25% van het bruto jaarsalaris (zoals gedefinieerd in 4.2) dat de Kandidaat bij Opdrachtgever gaat verdienen. Eventueel reeds betaalde vergoedingen voor de detachering van deze Kandidaat in de drie maanden voorafgaand aan de overname kunnen hierop in mindering worden gebracht. De vergoeding is onmiddellijk opeisbaar op het moment van indiensttreding van de Kandidaat bij Opdrachtgever. Bij niet-betaling is Voltys gerechtigd de in 4.6 genoemde boete (6 bruto maandsalarissen) te eisen in plaats van deze vergoeding, onverminderd overige rechten.

Artikel 6 – Coachingdiensten

6.1 Omschrijving dienst: Coachingdiensten van Voltys kunnen bestaan uit individuele coaching, teamcoaching, loopbaanbegeleiding of andere vormen van training en ontwikkeling, al dan niet in het kader van outplacement of re-integratie. In een coachingtraject adviseert en begeleidt Voltys (al dan niet via een derde coach) de door Opdrachtgever aangewezen deelnemer(s) op het gebied dat is overeengekomen (bijvoorbeeld loopbaandoelen, prestaties, persoonlijke ontwikkeling).

6.2 Verantwoordelijkheden: Coaching is een gezamenlijk proces waarbij de deelnemer actief dient deel te nemen. Voltys en haar coaches leveren advies,

ondersteuning en hulpmiddelen, maar de deelnemer en Opdrachtgever blijven zelf verantwoordelijk voor beslissingen en resultaten. Er wordt geen garantie gegeven op een bepaald eindresultaat; succes hangt mede af van de inzet en capaciteiten van de deelnemer en de kansen binnen of buiten de organisatie van Opdrachtgever.

6.3 Vertrouwelijkheid bij coaching: Voltys zal vertrouwelijk omgaan met alle informatie die tijdens het coachingtraject over de deelnemer of de organisatie van Opdrachtgever wordt gedeeld. Persoonlijke gegevens en gesprekken met de gecoachte medewerker worden zonder toestemming niet gedeeld met Opdrachtgever, tenzij anders is overeengekomen of noodzakelijkheid voortvloeit uit wet- of regelgeving (bijvoorbeeld bij gevaar voor de deelnemer of derden). Opdrachtgever respecteert dat de effectiviteit van coaching mede berust op een vertrouwensrelatie tussen coach en coachee.

6.4 Tarief en annulering: De kosten van coachingtrajecten (bijvoorbeeld een vast pakket of uurtarief per sessie) worden vooraf overeengekomen en vastgelegd in de opdrachtbevestiging. Indien een geplande coachingssessie door Opdrachtgever of de deelnemer korter dan 24 uur van tevoren wordt afgezegd, behoudt Voltys zich het recht voor om de sessie in rekening te brengen, tenzij anders overeengekomen. Reiskosten van de coach en eventuele materiaalkosten worden overeenkomstig afspraak doorbelast. Betaling van coachingfacturen dient te geschieden binnen de in artikel 7 genoemde termijn.

Artikel 7 – Facturatie, Betaling en Incasso

7.1 Tenzij anders vermeld, dienen alle facturen van Voltys binnen 14 dagen na factuurdatum door Opdrachtgever te worden voldaan. Betaling dient te geschieden zonder enige verrekening, inhouding of opschorting, op de door Voltys aangegeven bankrekening en in de valuta waarin de factuur is gesteld.

7.2 Indien Opdrachtgever niet binnen de betalingstermijn volledig betaalt, is Opdrachtgever van rechtswege in verzuim zonder dat nadere ingebrekestelling vereist is. In dat geval is Opdrachtgever vanaf de vervaldag een vertragingsrente verschuldigd van 1% per maand (waarbij een gedeelte van een maand als volle maand wordt gerekend), tenzij de wettelijke handelsrente hoger is, in welk geval de hoogste rente geldt. Daarnaast komen alle redelijke kosten ter verkrijging van voldoening buiten rechte voor rekening van Opdrachtgever. De buitengerechtelijke incassokosten worden vastgesteld op 15% van het totaal verschuldigde bedrag (hoofdsom plus rente), met een minimum van € 150,-, tenzij de wet dwingend anders bepaalt.

7.3 Bij uitblijven van tijdige betaling is Voltys voorts gerechtigd haar verplichtingen op te schorten of de betreffende overeenkomst (en eventuele andere lopende overeenkomsten met Opdrachtgever) eenzijdig te ontbinden, onverminderd het recht van Voltys op vergoeding van geleden schade, inclusief alle kosten (zoals de kosten van juridische bijstand) die zij moet maken om nakoming of schadevergoeding van Opdrachtgever te verkrijgen.

7.4 Betalingen van Opdrachtgever strekken steeds eerst tot voldoening van eventuele verschuldigde rente en (incasso)kosten en vervolgens tot voldoening van

de oudste opeisbare facturen, ongeacht of Opdrachtgever bij betaling een andere toerekening vermeldt.

7.5 Opdrachtgever is niet gerechtigd betalingen aan Voltys op te schorten of te verrekenen met enige tegenvordering die Opdrachtgever op Voltys meent te hebben, tenzij Voltys de betreffende tegenvordering schriftelijk en zonder voorbehoud heeft erkend.

Artikel 8 – Aansprakelijkheid en Vrijwaring

8.1 Voltys is gehouden zich in te spannen om de Opdracht naar behoren uit te voeren, maar Voltys is niet aansprakelijk voor schade, verlies of kosten ontstaan bij Opdrachtgever of derden als gevolg van het handelen of nalaten van een door Voltys voorgestelde of ter beschikking gestelde Kandidaat, tenzij er sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid van Voltys bij de selectie van de Kandidaat. Na indiensttreding of plaatsing van de Kandidaat bij Opdrachtgever, is Opdrachtgever verantwoordelijk voor het beheer, toezicht en eventuele inwerktraject van de Kandidaat. Voltys kan niet instaan voor de uiteindelijke geschiktheid of prestaties van de Kandidaat op de werkvloer.

8.2 Voor zover Voltys aansprakelijk mocht zijn tegenover Opdrachtgever uit hoofde van de overeenkomst of de wet, is die aansprakelijkheid beperkt tot directe schade en tot maximaal het bedrag van het honorarium of de vergoeding die Voltys voor de betreffende Opdracht van Opdrachtgever heeft ontvangen. Indien de aansprakelijkheid gedekt is door een verzekeraar van Voltys, is de aansprakelijkheid bovendien beperkt tot het bedrag dat in het betreffende geval door de verzekeraar wordt uitgekeerd. Aansprakelijkheid voor indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, verminderde goodwill, of schade door bedrijfsstagnatie is uitgesloten.

8.3 Opdrachtgever is jegens Voltys aansprakelijk voor alle schade die Voltys lijdt als gevolg van een toerekenbare tekortkoming of onrechtmatige daad van Opdrachtgever in het kader van de overeenkomst. Opdrachtgever vrijwaart Voltys tegen alle aanspraken van derden, waaronder begrepen de door Voltys ingezette Kandidaten, werknemers van Opdrachtgever of relaties van Opdrachtgever, die direct of indirect verband houden met of voortvloeien uit de uitvoering van de Opdracht, tenzij die aanspraken het gevolg zijn van aantoonbare opzet of grove schuld van Voltys. Deze vrijwaring betreft onder meer aanspraken wegens schade of letsel op de werkvloer, overtreding van wetgeving door Opdrachtgever, of claims van Kandidaten m.b.t. (overige) verbintenissen die zij zijn aangegaan op instructie van Opdrachtgever.

8.4 Opdrachtgever zal zorgdragen voor adequate verzekeringen om de risico’s te dekken die samenhangen met de tewerkstelling van Kandidaten binnen zijn organisatie. Dit omvat in ieder geval een aansprakelijkheidsverzekering die dekking biedt voor schade veroorzaakt door werknemers en ingeleend personeel (inclusief tijdelijke krachten) in de uitoefening van hun werkzaamheden. Desgevraagd zal Opdrachtgever aan Voltys bewijs van zodanige verzekering verstrekken. Eventuele premies voor aanvullende verzekeringen ten behoeve van de Kandidaat (bijv. een beroepsaansprakelijkheidsverzekering indien vereist) komen, indien via Voltys afgesloten, voor rekening van Opdrachtgever tenzij anders overeengekomen.

8.5 Enige door Voltys gegeven adviezen of assessments in het kader van werving & selectie of coaching worden naar beste kennis en kunde verstrekt, maar Opdrachtgever kan daaraan geen absolute rechten ontlenen. Voltys is niet aansprakelijk voor beslissingen die Opdrachtgever neemt op basis van door Voltys verstrekte informatie of adviezen.

Artikel 9 – Overmacht

9.1 Partijen zijn niet gehouden tot het nakomen van enige verplichting (met uitzondering van de betalingsverplichtingen van Opdrachtgever) indien zij daartoe gehinderd worden als gevolg van overmacht. Onder overmacht wordt verstaan iedere van de wil van partijen onafhankelijke omstandigheid die de nakoming van de overeenkomst blijvend of tijdelijk verhindert, waaronder in ieder geval wordt begrepen: natuurverschijnselen, pandemieën, overheidsmaatregelen, stroom- en internetstoringen, stakingen, oorlog, terrorisme, brand, en andere ernstige verstoringen in de bedrijfsvoering van Voltys of haar toeleveranciers.

9.2 Indien als gevolg van overmacht de uitvoering van de Opdracht meer dan twee maanden wordt vertraagd, hebben zowel Opdrachtgever als Voltys het recht de overeenkomst schriftelijk geheel of gedeeltelijk te ontbinden, zonder recht op enige (schade)vergoeding over en weer. Indien Voltys bij het intreden van de overmachtssituatie al gedeeltelijk aan haar verplichtingen heeft voldaan of nog kan voldoen, is Voltys gerechtigd het uitgevoerde deel separaat te factureren en is Opdrachtgever gehouden deze factuur te voldoen als betrof het een afzonderlijke overeenkomst.

Artikel 10 – Toepasselijk recht en Geschillen

10.1 Op alle rechtsverhoudingen tussen Voltys en Opdrachtgever is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.

10.2 Geschillen die voortvloeien uit of samenhangen met de tussen partijen gesloten overeenkomst en/of deze algemene voorwaarden zullen, bij gebreke van een minnelijke oplossing, worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar Voltys haar statutaire zetel heeft. Niettemin behoudt Voltys het recht een geschil voor te leggen aan de volgens de wet of toepasselijke internationale overeenkomst bevoegde rechter, indien zij dat verkiest.

10.3 Indien Opdrachtgever gevestigd is buiten Nederland, dan kan Voltys er onverlet voor kiezen een geschil te laten beslechten middels arbitrage of een andere geschillenregeling, mits schriftelijk overeengekomen met Opdrachtgever.

Artikel 11 – Slotbepalingen

11.1 Indien Voltys op enig moment geen beroep doet op een bepaling in deze Voorwaarden, impliceert dit geen (verdere) afstand van recht en evenmin dat Voltys het recht verliest om in een later stadium wel op de betreffende bepaling of op deze Voorwa

11.2 Deze algemene voorwaarden treden in werking op 1 juni 2025 en vervangen alle eerdere versies van de algemene voorwaarden van Voltys (voor zover van toepassing). Voltys behoudt zich het recht voor deze Voorwaarden van tijd tot tijd te wijzigen. Wijzigingen treden in werking 30 dagen na schriftelijke of elektronische bekendmaking aan Opdrachtgever, tenzij een latere datum van inwerkingtreding wordt meegedeeld. Indien Opdrachtgever binnen die termijn schriftelijk bezwaar maakt tegen de wijziging en partijen niet tot overeenstemming komen, heeft Opdrachtgever het recht de overeenkomst te beëindigen per de ingangsdatum van de wijziging, mits de Opdracht die mogelijkheid toelaat.

11.3 Opdrachtgever verklaart door het aangaan van een Opdracht met Voltys kennis te hebben genomen van deze Voorwaarden en met de inhoud akkoord te gaan. Deze Voorwaarden zullen op eerste verzoek kosteloos aan Opdrachtgever worden toegezonden en zijn tevens te raadplegen en te downloaden via de website van Voltys

KvK 83228489 | www.voltys.nl